Vizitka / Navštívenka – významná forma komunikace

Napsala – Jaroslava Králová

Vizitka a navštívenka jsou ve slovnících uváděny jako synonyma (mají stejný nebo podobný význam). Vizitky a navštívenky zprostředkovávají kontakt, představují někoho.

Navštívenka také slouží k předání krátkého vzkazu (např. poděkování, přání k narozeninám či různým výročím, výraz úcty…).

Vizitka/navštívenka představuje důležitou formu komunikace v pracovním i společenském styku. Vizitka/navštívenka toho hodně napoví o svém nositeli. Podílí se na tvorbě prvního dojmu o něm. Je to společensky uznávaná a vyžadována forma neverbální komunikace.

Navštívenky/vizitky, mohou být tištěny různým způsobem. Nejdražší je, když speciálně pro vás tiskař vyrobí zvláštní ocelový rámeček. Takto „starodávně" tištěné navštívenky vytvářejí plastický profil, který je cítit na dotyk. Pokud však nejste ze slavného starobylého rodu, pohádkově bohatí, veřejně známí, nezastáváte vysokou funkci, působíte s takovouto navštívenkou spíše nabubřele. Nepatřičně působí imitace takového luxusního tisku. Prezentace navštívenkou/vizitkou namnoženou na obyčejném papíře na kopírce, je absolutní společenské faux pas.

Navštívenky se často vkládají do kytic, doplňují dárek.

Dalším využitím navštívenky je její zaslání jako „pour memoire" (pro připomínku) – tedy se zkratkou p. m. - jedná se o připomenutí pozvání na večírek (které bylo zasláno dříve a vy jste potvrdil svou účast), kterým vám hostitel dává najevo, jak moc mu záleží na vaší přítomnosti.

Ve Francii se navštívenky používají i na pohřbech. U vchodu do kostela pozůstalí postaví košík, do kterého hosté vhazují své navštívenky. Pouze se svým jménem, bez vzkazů. Tyto navštívenky mají ohnutý růžek (košík je totiž volně přístupný a ohnutí rohu zabraňuje zneužití navštívenky).

Slovo „vizitka" však má více významů (vizitka na dveřích, pověst, reputace, forma komunikace, kartička). Vizitka slouží také jako forma korespondence, pro seznámení, ke gratulaci, poděkování, přání, rozloučení.

Lze říci, že vizitky jsou profesní nástroj, navštívenky jsou určeny pro společenský styk. Proto mají i rozdílný vzhled ve velikosti či obsahu.

Navštívenky bývají zpravidla větší, z kvalitnějšího papíru. Je na ni uvedeno pouze jméno jednotlivce nebo manželského páru. Volný prostor vyplňují další informace.

Vizitka poskytuje základní formální i neformální informace o majiteli, umožňuje navázání kontaktu, zprostředkuje důležité vzkazy (náhrada dopisu), slouží jako propagace/reklama, k získání, rozšíření či připomenutí informací o někom/něčem. Je kontaktem na nás a současně obrázkem nás samých.

Vizitka nás/firmu prezentuje a reprezentuje. Mnohdy dříve, než se můžeme osobně kontaktovat a představit, navíc i pro nás anonymním lidem. Na základě vizitky si vytváříme představu o jejím majiteli.

Vizitka se osobně předává po pozdravu a podání ruky. Je proto vhodné ji mít připravenou tak, abychom ji nehledali po kapsách či kabelkách. Nepokládáme ji na stůl a nepředáváme prostřednictvím sekretářky. Pokud vizitku přijímáme, poděkujeme za ni, poté ji přečteme a uschováme do zvláštního pouzdra na vizitky. Je společensky netaktní si ji zastrkávat do kapsy.

Vizitky mohou být před jednáním týmu připraveny pro každého účastník na stole jako součást dalších materiálů.

Lze ji také připojit k unifikované novoročence, kterou zasíláte svým partnerům – jako připomínku své osoby, firmy.

Počátky záznamů o vizitkách jsou datované do 15. století, byly využívány v Asii. V Evropě je obchodníci začali využívat až o dvě století později a jejich hlavní využití tkvělo v představení urozeného pána při formální návštěvě.

Dříve se používaly proužky papíru. Šlechta tehdy začala používat ručně vypisované karty s uvedením všech titulů a přídomků majitele a byly velké zhruba jako hrací karty. Proto bývaly často ozdobeny vyrytými ornamenty, které jim dodávaly na eleganci. Samozřejmě platilo, že čím elegantnější vizitka, tím významnější byl její majitel.

Vizitky předávali sluhové, kteří měli za úkol doručit je do rukou pána domu a oznámit tak, že se blíží vzácná návštěva.

Důležitý význam vizitky získaly za vlády francouzského krále Ludvíka XIV. (vládl v letech 1643 až 1715). Tehdy byly součástí té nejvyšší etikety, a kdo chtěl patřit do nejlepší francouzské společnosti, nemohl bez své vizitky existovat.

Počátkem 19. století pak vizitky tvořily základ společenského života střední a vyšší společenské třídy. Každá domácnost měla speciální přihrádku (často ze stříbra nebo zlata), do které se vizitky ukládaly. Vizitky pak sloužily jako seznam hostů, kteří dům navštívili. Majitelé se takto mohli pochlubit tím, kdo všechno u nich byl na návštěvě. Návštěvníci si mohli nasbírané vizitky prohlédnout jen s dovolením pána domu, porušení tohoto pravidla bylo považováno za těžký prohřešek proti etiketě a návštěvník tím neudělal nejlepší dojem.

Vizitky určené pro obchodní účely se objevily v Londýně počátkem 17. století. Londýn tehdy ještě neměl očíslované ulice, což zapříčinilo, že vizitky často obsahovaly hrubý nákres cesty k obchodu, ke kterému se vizitka vztahovala.

V první řadě sloužila vizitka k obchodu a navštívenka byla využívána k zaslání zprávy příjemci, či složení komplimentu.

V době průmyslové revoluce používání vizitek enormně vzrostlo. V této době se objevily první vizitky ve formátu, ve kterém je známe dnes. Obchodníci si mezi sebou vyměňovali kontakty a vizitky už přestávaly být jen výsadou Evropy. Brzy tento trend dorazil do USA.

Za předchůdce vizitky považujeme fotografické vizitky (carte de visite), které si patentoval pařížský fotograf A. A. E. Disdéri roku 1854. Jsou to malé fotografie nalepené na kartonu velikosti dnešních vizitek. Svého vrcholu dosáhly během 60.–70. let 19. století a během 80. let ustoupily.

U nás od padesátých let minulého století do roku 1989 byly vizitky málo využívány. Jejich obliba a používání po roce 1989 rychle vzrostly.

Staly se důležitou a nutnou součástí zejména profesionálního života, protože stále plní svou základní funkci, funkci informační. Jedná se totiž o jednoduchou formu, jak předat základní informace o osobě, společnosti, firmě a propagovat ji.

V současnosti rozlišujeme dva typy vizitek: osobní a firemní (služební, pracovní).

Osobní vizitky prezentují konkrétní osobu. Proto se uvádí jen jméno a kontakt, případně adresa. Když např. na společenském večírku dá žena svou osobní vizitku (není uvedena firma, zaměstnání, jen soukromá kontaktní adresa) muži (a opačně), se kterým se seznámila, nemůže se divit, když ji zavolá a domáhá se intimní večeře.

Pro společenské příležitosti se často používá společná vizitka manželů – tím se předchází nedorozumění.

Do kytice se vkládá, pokud ji posíláme jako výraz obdivu, vizitka jen se jménem dárce. Pokud je i s adresou – znamená opět určitou výzvu ke sblížení.

Nejpoužívanější jsou vizitky firemní: Obsahují akademický titul, jméno, příjmení, funkci v podniku, adresu či název konkrétního pracoviště , adresu firmy, telefon, fax, e-mail, (tedy základní kontaktní informace). Záhlaví by mělo tvořit logo firmy nebo její název.

Vizitka by měla být v češtině. Není vhodné v textu spojovat česká a např. anglická slova.

Pokud máme zahraniční partnery, vizitka by měla být v jejich jazyce (nejčastěji se jedná o angličtinu), a v tom případě respektujeme jejich zvyklosti, např. neuvádět titul.

Vizitka/navštívenka musí být čistá, bez ohnutých rohů.

Základní informace

Formát a orientace vizitky: Velikost vizitky je rozmanitá: 40 mm x 75 mm; 55 mm x 95 mm, standardní 90 mm x 50 mm, EURO formát 85 mm x 54 mm.

Nejčastější formát vizitek v naší společnosti je 90 x 50 mm, popřípadě EURO formát 85 x 54 mm. Tyto formáty jsou poměrně malé a neobsáhnou velké množství informací. Proto se vizitky orientují obvykle na šířku. Podélný tvar umožňuje mít v řádku co nejvíce informací. V České republice se ke jménu obvykle připojují všechny dosažené tituly a délka jména tak poměrně nabude. Přičteme-li i větší formát písma, kterým se jméno obvykle zapisuje, nemuselo by se takové jméno na vizitku orientovanou na výšku vůbec vejít. Navíc jsme v naší kultuře zvyklí číst zleva doprava.

Svislé vizitky mají tendenci používat ti, kteří se chtějí odlišit.

Font (sada znaků abecedy jedné velikosti a jednotného stylu): Důležitou konvencí při tvorbě vizitky je velikost fontu, kterým jsou zapsány informace obsažené na vizitce. Většinou se využívají dvě velikosti fontu, kdy se větší využívá především pro jméno a menší pro ostatní informace. Nejmenší akceptovatelnou velikostí fontu je 7pt, optimální a dobře čitelnou velikost pro další informace je font 8pt. Větší formát písma u informací (ne jména) působí často až zmateně a neprofesionálně. Písmo má být tak velké, aby bylo čitelné a přitom přehledné.

Je vhodné používat jeden, maximálně dva druhy písma. Více druhů písma působí chaotickým, neprofesionálním a neuceleným dojmem.

Pro čitelnost je také důležitým faktorem proklad (řádkování) textu.

Barva písma a pozadí: Barva písma by měla být dostatečně kontrastní k pozadí vizitky, aby byla zachována co největší čitelnost informace. Nejvhodnější je černá nebo tmavě modrá barva.

Je vhodné vyhnout se barevnému podkladu (pokud ovšem barva není spjata s logem, např. Coca Cola – červená). Tedy volit pozadí jednobarevné - bílé. Pokud je zvoleno barevné pozadí, je vhodné použít jemný odstín.

Mramorované pozadí činí text méně čitelným.

Nejvhodnější je použít kvalitní bílý papír, nejlépe přírodní nebo karton s hladkým či strukturovaným povrchem. Je lépe se vyvarovat lesklých ploch.

U některých povolání lze udělat výjimku – např. umělci.

Optimální je použití 2-3 barev. Větší počet působí chaoticky a nepřehledně. Opět je možná výjimka – např. u umělců.

Orámování textu na vizitce primárně přitahuje pohled na úkor pozornosti textu, který je prvořadý. Vizuálně zmenšuje velikost vizitky a navíc evokuje určitou uzavřenost vůči vnějšku.

Do grafických experimentů se pouštějí většinou lidé, kteří mají pocit, že netradiční vizitkou dají najevo originalitu své osoby, kteří se touží odlišit od ostatních, kteří chtějí na sebe upozornit.

Přehlednost: Vizitka má být účelná, protože má jednoznačně a přehledně informovat. Přílišná zdobnost, množství ornamentů apod. může svědčit např. o skrytém exhibicionizmu, komplexu.

Můžeme se také setkat s plasticky ztvárněnými informacemi, např. ukázka Braillova písma na vizitce organizace nevidomých. Detaily tohoto typu doplňují informace na vizitce a umožňují vzájemné pochopení a přiblížení se.

U vizitek se můžeme setkat i s dalším typem informací předávaných v obrazové podobě. Nejedná se pouze o obrázky jako takové, ale můžeme do nich zařadit i takzvané QR kódy určené ke strojovému čtení informací. Při použití takovýchto elementů je nutné se držet určité zdrženlivosti a rozvážnosti. Jejich větší množství na malé ploše je kontraproduktivní. Například logo je na vizitce žádoucí, ale fotografie majitele již může působit egoistickým dojmem.

V podstatě platí zásada: Čím je grafika vizitky prostší a množství uvedených dat menší, tím váženější je osoba, která vizitku používá. Takto se zdůrazňuje prestiž osoby. Např. hlava státu má mít jen jméno a příjmení.

Jméno a příjmení: V naší kultuře je zvykem uvádět celé jméno se všemi tituly. Toto neplatí například v anglosaských zemích, kde se tituly uvádějí výjimečně, a to především na akademické půdě.

Ve většině zemí je konvence stanovená v pořadí: jméno následované příjmením. Například v Maďarsku nebo v Číně je toto pořadí obrácené a jako první se uvádí příjmení.

Funkce/pozice: Na firemních vizitkách bývá zvykem uvádět i funkci popřípadě pozici osoby ve firmě. Je vhodné se také zamyslet, zda pozici uvádět anglickým názvem nebo jejím českým ekvivalentem. Toto rozhodnutí je nejčastěji ovlivněno specifikací předpokládaných příjemců vizitek popřípadě zákazníků dané firmy.

Někdy je problém poznat z názvu funkce, o jakou pozici se vlastně jedná, jelikož označování pracovní pozice není striktně stanoveno. Např. funkce ředitele může být označena: Director, Chief, Head.

Důležité je identifikovat top management. Nejběžnější označení funkcí: generální ředitel (Chief Executive Officer); obchodní ředitel (Sales Manager); ředitel marketingu (Marketing Direktor); finanční ředitel (Chief Financial Officer); provozní ředitel (Chief Operating Officer); výrobní ředitel (Production Manager); personální ředitel (HR Direktor nebo Start Manager); ředitel IT (IT-Director); ředitel logistiky (Logistic Direktor); ředitel kvality (Quality Direktor).

Adresa: U firemních vizitek se adresa většinou shoduje se sídlem firmy. Uvádět plnou adresu, tedy včetně PSČ a názvu firmy/ instituce.

Pokud firma/instituce používá zkratku, uvést ji, současně ale také plný název firmy.

Telefon: Číslo telefonu by mělo být uvedeno i s mezinárodní předvolbou. Je dobrým zvykem uvádět jak mobilní telefon, tak také číslo na pevnou linku, pokud ji dotyčná osoba vlastní.

E-mail: V současné době se jedná o jednu z nejčastějších forem komunikace, proto by neměl tento kontakt na vizitkách chybět.

Webová adresa: Tato informace je u firemní vizitky nezbytná. Umožňuje příjemci vizitky zjistit další informace o firmě, popřípadě osobě, které jej zajímají (popis činnosti firmy, její otevírací doba, apod.).

Logo je symbol něčeho, někoho. Je to vizuální zkratka, kterou si asociujeme s danou firmou, jednotlivcem apod. Mělo by být černé nebo barevné a to v provedení, jak je běžně používáno a mělo by být také v souladu s webovými stránkami (logo a nadpis – stejné barevné vyhotovení, stejný typ písma).

Objevují se také vyobrazení nesoucí v sobě význam loga, a to např. na vizitce botanika ztvárnění vzácné rostliny, která je v centru jeho odborného zájmu.

Potisk by měl být jen na jedné straně. Druhá, prázdná strana slouží na osobní doplnění některých informací příjemce nebo poskytovatele vizitky, na vlastnoruční osobní vzkazy. Vizitka potištěná z obou stran (např. z jedné v českém jazyce, z druhé v anglickém) může evokovat přílišnou šetrnost („zabít dvě mouchy jednou ranou").

Výjimečně se dá potisk zadní strany akceptovat – např. Japonci na ni uvádějí jméno a adresu v angličtině. Taktéž v případě firmy, propagující a nabízející své služby, kdy jedna strana představuje firmu (logo, zaměření firmy, kontaktní adresy) a druhá podává bližší informace (např. mapka s vyznačením, kde se firma nachází, doba provozu, seznam výrobků, slevová poukázka).

Fotografie na vizitce mnohým připadá jako narcistní, exhibicionistické gesto vyvolávající nedůvěru. Někteří ji však používají proto, aby nebyli zaměnitelní a tedy aby vizitka nebyla zneužita. V určitém povolání je využití fotografie legitimní (herci, umělci apod.).

Speciální situace nastává např. při kandidování do Senátu, Poslanecké sněmovny, na úřad starosty - zde je fotografie vhodná a žádoucí. Kandidát takto vystupuje z anonymity.

Tituly – při jejich uvádění na vizitce je potřeba respektovat zvyk státu.

V zahraničí se běžně tituly neužívají (ani při běžném osobním kontaktu, ani na vizitkách nebo v písemném kontaktu). Pokus se nám někdo představí titulem, hodností, dává nám najevo, že si přeje být takto oslovován. Obecně nejdříve oslovujeme funkcí (např. pane starosto, paní primářko), pak teprve titulem, pokud oslovovaný nemá významnou funkci ani titul, volíme příjmení. Vždy však použijeme pouze jednu z uvedených možností. Pokud má oslovovaný více titulů, požíváme ten nejvýznamnější. Nevhodné je při oslovení používat zkratky titulů a kombinovat je s příjmením (např. paní MUDr. Nováková).

Např. v České republice je jejich užívání běžné, anglosaský svět mimo půdu vysokých škol spíše tituly nepoužívá, v Japonsku je důležitější systém hierarchie ve firmě a proto je pozice zdůrazněna i na vizitce.

V České republice tituly před jménem neoddělujeme čárkou, tituly za jménem čárkou oddělujeme. Zkratky akademických titulů se uvádějí před jménem (např. MUDr.; Ing.; JUDr.; Mgr.). Zkratky akademicko-vědeckých titulů píšeme za jménem (Ph.D.). Zkratky vědeckých titulů vysokoškolských pedagogů píšeme před jménem s malým počátečním písmem (doc.; prof.; as.; odb. as.).

Uvádění titulů v zahraničí na cizojazyčných vizitkách je vhodné konzultovat s odborníkem. Některé české tituly totiž nejsou uznávány, nebo mají odlišný význam. Např. Ing. se často v anglicky mluvících zemí užívá pro označení středoškolského vzdělání technického směru. Našemu Ing. v těchto zemích odpovídá Dipl. Ing.

Druhy vizitek

Nejčastěji používáme vizitky vyrobené z papíru. Můžeme se však setkat i s netradičním přístupem u výběru a užití materiálu (např. kombinace papíru a přírodniny, kůra stromu, samolepka) nebo využití papíru (např. vizitka ve složené formě je plochá a při rozložení je trojrozměrná).

S nástupem IT technologií se otevírají nové možnosti pro prezentaci.

Zatímco v dřívější době existovaly pouze fyzické vizitky ve formě papírových psaných či tištěných kartiček, popřípadě v jiné fyzické podobě: např. hliněné destičky ve starověku, jsou v současné době možnosti prezentace mnohem širší. Setkáváme se tak s mnoha druhy vizitek.

Animované vizitky

Pomocí lomu světla se mění obsah s úhlem pohledu – natáčením vizitky se obraz střídá nebo prolíná. Využívají se různé efekty (např. výměna dvou různých nebo podobných obrazů, 3D grafika, model ve dvou vrstvách, animace více snímků, zvětšování objektů, proměny mezi obrazy nebo barvami, otáčení a malé pohyby objektů, doplnění efektů do obrazu).

CD vizitky

Na první pohled se neliší od klasických papírových vizitek. Její rozměry jsou stejné, na povrchu může být ve formě potisku umístěno logo, kontaktní informace apod. Její potenciál je ukryt v datové části. Po vložení do počítače je přístupný její multimediální obsah. Např. hudební skladba, netradiční pozvánka, přání pro klienta, prezentace společnosti.

Pracuje jako klasický CD-ROM. Její kapacita bývá 25 až 50 MB.

Používá se také jako pozvánka (na kongresy, konference apod.), jako vstupenka na konkrétní kulturní akci, pro reklamní účely.

V současné době zájem o tuto formu prezentace velmi výrazně klesá.

Chytré vizitky

jsou elektronickou obdobou klasické tištěné vizitky. Jsou součástí webových stránek, kterou si návštěvník může stáhnout. Majitel vizitky může pak komunikovat s jejím uživatelem.

Web vizitky

Vizitka odkazující na určité webové stránky. Slouží ke zvýšení návštěvnosti vybraných stránek.

QR kód

dokáže zakódovat velké množství dat. Pomocí např. chytrého telefonu jej lze přečíst a dostat se takto např. na webové stránky majitele vizitky.

Novinářské vizitky

Zejména v časopisech stoupá obliba při prezentaci rozhovoru s nějakou osobností uvést v rámečku (nejčastěji vedle její fotografie) velmi stručnou informaci o klíčových momentech života této osobnosti. Tento rámeček má často označení „vizitka" – zde je využita funkce vizitky, kterou je stručné avšak výstižné představení osoby.

Zkratky jako formy vzkazu

Vizitka se běžně používá jako forma vzkazu. Vzkaz bývá napsaný rukou, a to zejména na zadní volné straně (lze je psát i velkými písmeny s tečkami za každým písmenem, nebo velkými bez teček za jednotlivými písmeny):

  • p.f. (pour féliciter; lat. plena fortuna) = vyjadřuje přání štěstí; přejeme takto k Novému roku ale i ke jmenování do funkce
  • p.f.n.a. (pour féliciter nouvelle année) = přání šťastného Nového roku (poděkujeme za něj stejnou zkratkou)
  • p.r. (pour remercier) = je vyjádřením poděkování, např. za přání
  • p.c. (pour condoler) = znamená kondolenci, sdělení upřímné soustrasti
  • p.p.p. (pour prendre part) = vyjadřuje rovněž účast
  • p.p.c. (pour prendre congé) = znamená rozloučení a zpravidla se na něj neodpovídá
  • p.p. (pour présenter) = tímto výrazem chce někdo někoho představit, ne však sebe. Chcete-li někomu dalšímu představit svého kolegu nebo přítele, dáte mu svou navštívenku/vizitku s poznámkou p.p. (kromě vaší navštívenky/vizitky zanechá tato osoba svou vlastní navštívenku/vizitku bez jakékoli poznámky).

Pokud je na vizitce uvedeno datum a hodina, znamená to pozvání na uvedenou adresu. Připsání r.s.v.p. nás nabádá k rychlé odpovědi, zda se můžeme v uvedenou hodinu dostavit.

Zkratky na pozvánkách/vizitkách/navštívenkách:

  • r.s.v.p. (repondez s´il vous plaît) = Tato zkratka na pozvánce nás vybízí k tomu, abychom se ozvali hostiteli a potvrdili svou účast, nebo se omluvili. Doslovný překlad je “račte laskavě odpovědět” a s odpovědí bychom neměli otálet. Čím později hostiteli odpovíme, tím méně času mu dáváme na přípravu či na sehnání náhrady, pokud se nemůžeme dostavit. . Synonymem této zkratky může být RLO, doprovázené dodatkem Regrets only. V takovém případě se ozýváme hostiteli jen v případě, že se bohužel dostavit nemůžeme.

  • p.m. (pour memoire) Svou účast jste potvrdili, přesto vám dva týdny před akcí přišel vzkaz další, tentokrát označený zkratkou p.m.? Tato zkratka znamená pour memoire (pro připomínku) a hostitel vám tím jen ukazuje, jak moc mu na vaší přítomnosti záleží, a tak se raději ještě jednou připomíná. Pokud s účastí počítáte, nemusíte již znovu odpovídat.

  • s.t. / c.t. (sine tempore/cum tempore) = Tyto zkratky se týkají času příchodu. Jestliže hostitel chce, abychom přišli přesně, uvede na pozvánce s.t. (sine tempore - přijďte včas). V případě, že je čas příchodu flexibilní, pozvánka bude označena zkratkou c.t. (cum tempore).

Prameny